База знаний — это система хранения статей, позволяющая удобно распределять их по разделам. Универсальный инструмент для систематизации информации в компании.
Работа с сервисом База Знаний
После установки приложения вы можете приступить к созданию разделов, подразделов и статей.
Лучше всего начать с создания разделов/подразделов, чтобы сформировать вложенное дерево для удобного распределения статей.
Что нужно знать для работы с Базой Знаний от HiHub?
• Архив — раздел, где хранятся не актуальные статьи, помещенные пользователем;
• Сниппеты — библиотека информеров и контентов.
Все созданные в дальнейшем разделы будут размещены под этим меню.
В правой части приложения сверху располагаются кнопки доступа:
1. Раздел Избранное
2. Создание статьи/раздела/контента/информера
3. Выбор пространства
4. Настройки Администратора, которые включают в себя:
- Роли пользователей (присваивание Ролей для выбранных пользователей Базы Знаний)
- Управление пользователями (формирование личных профилей пользователей, настройка должностей и отделов)
- Пригласить пользователей (Отправка приглашения на почту, чтобы пользователь имел доступ к Вашей Базе Знаний. В письме придет логин и пароль для доступа)
- Администратор (Панель администрирования, где есть доступ к Журналированию и Рабочим пространствам)
5. Меню сервисов HiHub
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
— допускаются одинаковые названия разделов.
— максимальная длина названия раздела (с пробелами) — 255 знаков.
— создавать и редактировать разделы и статьи могут только пользователи, у которых проставлены соответствующие права.
После создания раздела будет открыта страница его детального просмотра, с названием и полным описанием.
Спойлеры
Есть возможность вставки в статью сворачиваемого блока текста. Это удобно для визуальной минимизации содержимого статьи, обозначенные разделы вы можете открыть, прочитать и вновь скрыть.
Нажмите на панели инструментов «Вставить спойлер», введите название блока и текст, при нажатии на плюсик блок будет раскрыт полностью, при нажатии на минус — свернут до названия блока.
Важно!
Спойлер сохраняет свое состояние (открытое или закрытое) при редактировании, если нажать «Опубликовать» с открытым спойлером, то он всегда будет открыт, если его свернуть и перезагрузить страницу, он снова будет открыт, тоже самое и с закрытым спойлером, если его открыть и перезагрузить, он вернется в исходное состояние, то которое было в редактировании
Вставка документов
Чтобы прикрепить документ к статье (допустимые форматы — docx, doc, xlsx, pdf, размер файла до 4Мб), нажмите на кнопку «Больше» (с изображением плюса) на панели инструментов и выберите «Загрузить файл».
Перетащите файл в область загрузки или выберите его из структуры папок на компьютере.
После сохранения статьи, в ней будет отображено название файла с расширением, при нажатии он будет загружен на компьютер пользователя.
Функция «Поделиться в Битрикс24"
При работе с Базой знаний из Битрикс, статьёй можно поделиться в Живой ленте, для этого откройте страницу статьи и в верхней части нажмите «Поделиться в Б24». Функция доступна если при установке разрешить доступ к Живой ленте.
Поделиться статьей
При работе с Базой знаний из Hihub, на странице просмотра статьи доступна функция «Поделиться», при нажатии на эту кнопку будет скопирована ссылка на статью для дальнейшей вставки в необходимые Вам поля.
Для пользователей Битрикс 24 важно учитывать: При переходе по скопированной ссылке вы можете воспользоваться функцией восстановления пароля для авторизации на сайте и просмотра содержимого. Для восстановления используйте вашу электронную почту, с которой вы авторизуетесь в Битрикс.
статусы статей
Есть три варианта статуса:
• Опубликована — опубликованные статьи доступны всем пользователям для просмотра и написания комментариев, администраторам — для удаления и редактирования.
• Черновик — черновик может видеть создатель статьи и администратор.
• Архив — статьи из архива могут видеть только администраторы приложения.
Важно! Если выставлены права на определенные статьи, даже модератор может не видеть некоторые статьи или разделы.
Архив
Если у статьи в поле «Статус» указано «Архив», то статья будет помещена в раздел «Архив», который находится в левом меню (либо доступ с главной страницы, раздел «Архив»).
Эти статьи не будут опубликованы в основных разделах и будут храниться исключительно в архиве, пока не будут опубликованы вручную.
Для публикации статьи из архива нужно открыть её, нажать «Редактировать» и изменить статус на «Опубликована», сохранить.
Комментарии
Чтобы оставить комментарий к статье, откройте её страницу в Базе знаний и напишите свой комментарий внизу страницы, нажмите «Отправить».
Чтобы ответить на комментарий, нажмите «Ответить», введите текст и нажмите «Отправить».
Версионность
На странице просмотра статьи в верхней строке расположена кнопка «История версий».
При нажатии на неё откроется список изменений с датой, временем и ФИО пользователя, который вносил изменения.
При нажатии на версию появится кнопка «Восстановить эту версию».
При нажатии на эту кнопку будет восстановлена выбранная версия статьи.
Количество версий и срок хранения не ограничены.
Предложение о внесении изменений
Вы можете оставить под статьей комментарий, пометив его галочкой «Предложить изменение к статье». Тогда ответственный по статье получит электронное письмо о вашем предложении.
Данный комментарий не будет отображен на странице статьи.
Журналирование
В Базе знаний предусмотрена удобная и простая система учёта всех действий, произведенных в приложении — например, создание или изменение статей и разделов. Для перехода в журналированию, нажмите на кнопку настроек в правом верхнем углу. Из открывшегося меню выберите «Администрирование» - "Журналирование".
Таблица отражает дату и время произведенных действий, тип произведенной операции (создание, просмотр, изменение, удаление), id и вид элемента, над которым были произведены действия (раздел, статья, информер, контент), информация о пользователе, который вносил изменения (id, ФИО, электронная почта, ip, браузер).
Поиск и сортировка
Для выборки записей по типу операций выберите интересующую вас операцию из списка под названием соответствующего столбца. Данные будут отсортированы автоматически.
Для фильтрации записей по остальным столбцам введите параметры для поиска в полях под названиями столбцов и нажмите «Поиск».
Отфильтрованные данные будут отображены в таблице, а под ней — количество элементов.
Для сброса фильтра нажмите кнопку «Сброс».
Информеры
Помимо статей, в Базе знаний можно создавать Информеры — это область, подключаемая с внешнего ресурса. Они используются как часть статьи, могут вставляться в разные статьи нужное количество раз. Удобство состоит в том, что информацию с внешних источников можно просматривать прямо из статьи, не переходя по ссылке — например, загрузить в информер видео с ютуба и в дальнейшем просматривать его прямо в статье, не переходя на ютуб. Внешним источником может быть и сайт компании, и какой-то внутренний источник (например, CRM).
Все информеры хранятся в разделе «Сниппеты» — «Информеры».
Чтобы создать информер, нажмите на плюсик в верхней части приложения и выберите «Добавить информер».
Контенты
Контент создается по аналогии со статьей, но в дальнейшем может быть использован для вставки в статью как отдельный элемент.
Создание контента
Для создания нового контента нажмите на плюсик в верхней правой части приложения и выберите «Добавить контент».
Заполните поля аналогично созданию статьи.
При создании контента укажите права доступа для разных ролей пользователей. Те пользователи, для которых доступ к контенту будет закрыт, не смогут вставить его в статью или просмотреть его в уже созданной статье.
Нажмите «Опубликовать».
Вставка контента
Добавить контент в статью можно при её создании или редактировании.
В поле содержимого статьи нажмите «Вставить контент».
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Контенты» и выберите из списка нужный вам контент. В списке рядом с названием контента есть значок с изображением глаза — при нажатии на него будет доступен предпросмотр контента.
В режиме редактирования контент выглядит как обозначение типа данных и ID.
Но после сохранения статьи контент будет отображен в полном виде.
Информер можно добавить в статью по такому же принципу.
Все контенты хранятся в разделе «Сниппеты» — «Контенты».
Редактирование контентов
В разделе «Сниппеты» — «Контенты» хранится список всех созданных контентов.
В списке рядом с названием каждого есть кнопки:
Редактировать (кнопка с изображением карандаша),
Добавить в Избранное (кнопка с изображением звездочки),
Удалить (кнопка с изображением корзины).
Возможности редактора
Выделение жирным.
Чтобы выделить текст статьи жирным шрифтом, выделите нужный текст в статье и нажмите на панели инструментов кнопку «В».
Выделение курсивом.
Для выделения курсивом выделить нужный текст и нажмите на панели инструментов «i».
Подчеркнутый текст.
Выделите нужный текст в статье и нажмите на панели инструментов «U».
Выбор шрифта.
Выделите нужный текст или всю статью, нажмите на панели инструментов «А ⮋», выберите из списка нужный шрифт.
Размер шрифта.
Выделить нужный текст, нажмите на панели инструментов «Аа ⮋», выберите размер шрифта.
Удалить форматирование.
Чтобы снять любое форматирование (размер шрифта, выделение жирным и пр.), выделить текст и нажмите на панели инструментов кнопку с перечеркнутой буквой «А».
Дополнительные функции.
- Кнопка «Больше текста» открывает следующие функции:
- Цвет текста — выделите текст и выберите цвет из палитры, выделенный текст будет окрашен в выбранный цвет;
- Зачеркнутый — выделите текст и нажмите на кнопку с зачеркнутой буквой S, выделенный текст станет зачеркнутым;
- Нижний индекс — выделите текст и нажмите на кнопку «х2», выбранный текст будет переведен в подстрочный;
- Верхний индекс — выделите текст и нажмите на кнопку «х2», выбранный текст будет переведен в надстрочный;
- Цвет фона — выделите текст и выберите из палитры цвет, выбранный текст будет отображаться на цветном фоне;
- Встроенный класс (кодовый, выделенный, прозрачный) — выделите текст и выберите один из пунктов: кодовый — придаст тексту шрифт кода; выделенный — подсветит текст желтым; прозрачный — сделает шрифт полупрозрачным;
- Встроенный стиль (красный, синий) — выделите текст и выберите пункт: красный или синий, текст будет окрашен в выбранный цвет.
Параграф (кнопка с символом ¶ и тремя точками). Этот раздел включает функции для форматирования абзацев:
- Выравнивание по левому краю. Для форматирования текста по левому краю нажмите на кнопку со скошенными влево строчками.
- Выравнивание по центру. Для форматирования текста по центру страницы нажмите на кнопку с сужающимися книзу строчками.
- Нумерованный список. Выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите на кнопку со строчками и цифрами 1, 2, 3. Повторное нажатие этой кнопки отменит форматирование в виде списка.
Дополнительные функции.
Кнопка «Больше Параграф» открывает дополнительную панель инструментов, включающую следующие функции:
- По правому краю — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите на кнопку со скошенными вправо строчками;
- По ширине — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите на кнопку с параллельными горизонтальными линиями;
- Нумерованный список (с вариантами) — Выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите на кнопку со строчками и цифрами 1, 2, 3. Список будет пронумерован арабскими цифрами.
- Для выбора других вариантов нумерации выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой, из открывшегося списка выберите один из вариантов (по умолчанию – арабские; низшая альфа — латинские строчные буквы; нижний греческий — строчные греческие буквы; нижний римлянин — срочные римские буквы; верхняя альфа — прописные латинские буквы; верхний римлянин — прописные латинские буквы).
- Маркированный список (с вариантами) — выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите кнопку со строчками и списков в виде кружков. Текст будет преобразован в список с закрашенными кружками. Повторное нажатие на кнопку снимет форматирование в виде списка.
Для выбора других вариантов нумерации выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой, из открывшегося списка выберите один из вариантов (по умолчанию — закрашенные кружки; круг — незаполненные кружки; диск — закрашенные кружки; площадь — закрашенные квадраты);
- Формат абзаца (кнопка с символом ¶ и стрелкой вниз) — стили заголовков из встроенных форматов (Заголовок 1, Заголовок 2);
- Стиль абзаца (кнопка с символом ¶ и звездочкой) — выделите абзац и выберите один из вариантов (серый, граница, разреженный, верхний регистр);
- Высота линии — выделите текст и выберите высоту строки (по умолчанию, одинарный, 1.15, 1.5, двойной);
- Уменьшить отступ — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите кнопку со строчками и стрелкой влево, чтобы уменьшить отступ текста от края;
- Увеличить отступ — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите кнопку со строчками и стрелкой вправо, чтобы сделать отступ текста от края;
Цитата (увеличение, снижение) — выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой с кавычками, выберите увеличение или снижение. Увеличение добавить одну вертикальную полосу рядом с выделенным текстом, повторное увеличение добавит еще одну полосу. Уменьшение убирает одну полосу.
Вставить ссылку.
Выделите текст, при нажатии на который должна открываться ссылка. В открывшемся окне в поле «URL» введите адрес ссылки, в поле «Текст» проверьте текст для вставки ссылки, при необходимости проставьте галочку «Открыть в новой вкладке», нажмите «Вставить».
Вставить изображение.
Для вставки изображения нажмите на кнопку с изображением картины. Откроется небольшое окно с двумя вкладками — «Загрузить изображение» и «По ссылке». На первой вкладке можно перетащить изображение мышкой или выбрать картинку с диска, на второй – вставить ссылку на изображение.
Вставить таблицу.
Нажмите на кнопку с изображением таблицы и выберите количество столбцов и строк. Специальные символы. Нажмите на кнопку с изображением спецсимвола и выберите нужный вам символ для вставки. Вставить горизонтальную линию. Нажмите на кнопку с длинным тире чтобы вставить горизонтальную разделительную линию. Отменить. Кнопка со стрелкой влево отменяет последнее действие.
Повторить.
Кнопка со стрелкой вправо повторяет последнее действие.
Больше разное.
Последняя кнопка на панель инструментов с тремя вертикальными точками открывает дополнительную панель с кнопками:
- Выбрать всё — выделить весь текст;
- Просмотр HTML-кода — включить режим просмотра HTML-кода;
- Помощь — открыть справку по горячим клавишам.